Reestruturação do UGD (2025)

• Organização inicial
• Discussão preliminar
• Reunião inicial - 30/3/2025
• Reunião 13/04/2025

Organização inicial

Discussão preliminar

O objetivo geral ou problema que o projeto se propõe a resolver é o esvaziamento crônico do USPGameDev desde o fim da pandemia de COVID-19. Dito isso, esse projete teve, desde sua concepção, muitas dificuldades em se auto-definir e auto-estruturar. Por isso, não tivemos como fazer, inicialmente, sequer uma página inicial detalhando muito mais do que isso - tudo se deu em forma de discussão contínua.

A única coisa que temos como base é a reunião de prospectiva que precedeu o projeto e a reunião inicial que ficou marcada algumas semanas à frente. O resto são discussões e propostas via chat de Discord, mais ou menos difíceis de consultar e processar.

Houve duas propostas principais de como organizar esse início do projeto, ambas mais ou menos concordando que era preciso elencar as partes do problema maior para dividir a equipe em grupos menores que tenham alguma autonomia em lidar com cada parte. Aqui listamos os pontos em discordância e as propostas para cada um. Para mais informações a proposta inicialmente adotada pode ser lida aqui e a, segunda, aqui.

Uma note sobre terminologia: muitos termos usados estão atrelados às propostas usadas, então preferi usar termos mais vagos nos cabeçalhos para evitar preferências.

1. Ponto de partida

Cada uma das duas propostas principais tem suas formas de perguntar para as pessoas sobre as partes do problema geral do esvaziamento crônico do UGD. Junto com a forma como perguntamos isso, vem junto uma terminologia para descrever as partes do problem central.

Proposta 1A: quais são as coisas que você acha que poderiam melhorar no grupo? Por quê? 

A ideia dessa proposta é "trazer problemas que não foram abordados ou seus pensamentos sobre determinados problemas, visando definir o que precisa ser resolvido e estruturado". No caso, alguns problemas já foram elencados nesse ponto da discussão e já foram inclusive alocados em categorias, e essa pergunta inicial foi colocada dentro de cada uma (mas está implicitamente presente em qualquer categoria que venha a existir). Essa proposta chama essas "coisas" ou partes de problemas, independente deles serem causas ou consequências de outros problemas.

Proposta 1B: de quais formas você quer ver mais engajamento no UGD este ano?

No caso, formas mensuráveis e concretas. Aqui, as partes são essas "formas", e correspondem a resultados. Supostamente são o equivalente a "problemas-consequência" da Proposta 1A.

2. Quando elencar as partes vs. quando agrupar elas em categorias

Aqui a questão é se é melhor ter todas as partes do problema central listadas antes de agrupar elas em categorias. No ponto em que a discussão ocorreu, já havia algumas categorias com problemas e havia a possibilidade de propor novas categorias, embora isso não tenha ficado claro para todo mundo e causado certa confusão. As proposta aqui são:

Proposta 2A: criar categorias por demanda

Isto é, seguir como está. Mantém as categorias atuais e criar outras conforme precisar.

Proposta 2B: listar todas as partes primeiro e categorizar antes da reunião

Ou seja, apagar as categorias atuais, centralizar um canal para brainstorm de partes do problema e só depois agrupar em categorias. No caso, a categorização seria feito via chat.

Proposta 2C: listar todas as partes primeiro e categorizar na reunião

Similar a anterior, mas discutimos o agrupamento na reunião, principalmente se isso tiver relação direta com a forma que decidiremos os grupos que trabalharão em cada categoria.

3. Destrinchar em subpropostas e/ou abordagens antes ou depois da reunião

Dependendo do framework usado com base nas propostas 1A ou 1B, cada parte do problema terá subpropostas e/ou abordagens associadas ala. Na proposta 1A, os problemas têm soluções e estratégias para atingir essas soluções. Na proposta 1B, os resultados têm oportunidades de como contribuir para o resultado e soluções e experimentos para aproveitar cada oportunidade. Mas, independente do modelo escolhido, a questão aqui é se esse nível de detalhamento deve ser feito antes ou durante a reunião inicial.

Proposta 3A: antes

Proposta 3B: durante

4. Priorizar as partes / dividir grupos antes ou depois da reunião

O próximo passo seria decidir quem vai fazer o que, quando e como. Isso inclui decidir em quantos grupos a equipe do projeto vai se dividir e quais partes do problema centrão serão abordadas primeiro. Similar ao item anterior, a questão aqui é fazer isso antes ou durante a reunião inicial.

Proposta 4A: antes

Proposta 4B: durante

5. Nível de autonomia de cada grupo

Uma vez que sabemos o que fazer e quem vai fazer, resta apenas a questão de como cada grupo da equipe vai se auto-gerir.

Proposta 5A: máximo de autonomia

Afinal, estamos dividindo para evitar burocracia.

Proposta 5B: metodologia fixa, mas autonomia nas decisões

Para evitar a falta de auto-organização que projetos do UGD frequentemente apresentam. Qual metodologia usar corresponde a qual proposta foi escolhida no item 1, embora elas sejam supostamente equivalentes. Nesta proposta, se a metodologia se mostrar ineficaz, a equipe toda precisa se reunir para decidir como proceder.

Reunião inicial - 30/3/2025

Participantes:

• Chico
• Corsinha
• Klinsmann
• Maki
• Debs
• Wil

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tl;dr da discussão gigante do canal para os que não acompanharam:

• Cortxs começou a proposta
• Discutimos na prospectiva e não ficou bem anotado
  
• Cada um saiu com uma visão
• Cortxs achou que ele ia tocar o projeto, pesquisar e íamos confiar nele e não deu atenção às discordâncias
• Quando chegou a divisão dos tópicos, houveram discordâncias maiores vindo à tona
• Muitas discussões sobre como definir os problemas do projeto, chegando em duas grandes linhas
• Não chegamos em um consenso
• Cortxs decidiu reduzir sua participação no projeto significativamente
• Levantamos alguns problemas bons (estão no canal de rodada de problemas e no tl;draw)
• Tivemos discussões sobre como tocar a discussão (texto vs reunião)

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Pauta da reunião

1. Quais as expectativas de cada um para os objetivos do projeto?

2. Como vamos decidir as coisas dentro desse projeto?

3. Como vamos decidir os objetivos gerais do UGD de forma representativa? O que é definir objetivos do UGD?

4. Quem vai executar o que for decidido no item 3?

Quais as expectativas de cada um para os objetivos do projeto?

• Chico: o principal objetivo é ter intencionalidade no que fazemos, mudar o objetivo do grupo como um todo
• Corsinha: igual o de cima
• Klinsmann: pensar o que o UGD quer como grupo, qual o UGD dos seus sonhos?
• Débora: achei que tava mais voltado pra resolver problema prático de esvaziamento do grupo (Chico concordou)
• Wil: a questão de rever os objetivos do grupo está voltada pra dois caminhos... Um é o problema prático e outro é ter melhor aproveitamento do potencial do grupo
• Chegamos a um texto de consenso:

O objetivo desse projeto é definir um novo UGD, ou "qual o UGD que sonhamos", esclarecendo seus objetivos e orientando a forma como as atividades são feitas para eles, para que assim possamos evitar o esvaziamento e eventual dissolução do grupo. 

Como vamos decidir as coisas dentro desse projeto?

• Discussão livre:
  • Sugestão do wil: subgrupo tem autonomia pra definir aquela parte específica do projeto e só precisa apresentar pro grupo geral em pontos específicos
  • Chico e Klinsmann: funciona bem melhor tomar as decisões em reuniões do que blocões de texto, por texto tem muito ruído e tem muito textão pra ler
  • Corsinha: O que é tomar decisão?
  • Estamos nos encaminhando para as discussões podem acontecer por texto mas todas as decisões de avanço tem que acontecer em reunião
  • Débora: as discussões por texto precisam poder ser resumidas na reunião, por isso sugiro focarmos em incrementos pequenos de até 1 parágrafo
  • Klinsmann: E se tiverem coisas pequenas que a gente precisa decidir antes da reunião? Precisamos ter um método pra isso.
    • Sugestão do Wil: tem uma pessoa que é responsável por preparar a pauta da reunião e sempre o item zero é aprovar a pauta
    • Wil: Tentar não tomar decisões por texto sem garantir que temos o ferramental por texto. Deixar menos lição de casa pra ser feita até a reunião. Pra isso temos que ter reuniões mais frequentes. Quando formar aos subgrupos, tem que ficar mais ou menos claro qual o nível de autonomia dos grupos
    • Débora: lições de casa tem que ser mais claras e a pauta pode ser feita na reunião anterior
• Propostas livres:
  • proposta 1 (wil): pautas podem ser responsabilidade de uma pessoa e toda reunião começa com a aprovação / edição dessa pauta
  • proposta 2 (wil): quando precisarmos decidir coisas fora de reunião, isso deve ser delegado a uma ou mais pessoas para trazer na forma de PROPOSTA na próxima reunião, que é onde ela será questionada e, se for o caso, aprovada. Isso requer reuniões mais claras. Se der para evitar decisões fora da reunião, melhor. Talvez isso eventualmente envolva mais pessoas do que precisa numa decisão, mas não sei se isso é realmente ruim e se não tem como evitar atribuindo responsabilidade de decisão para sub-ETS.
  • proposta 3 (debs): a pauta da próxima reunião (o que será decidido) é definida na reunião anterior, e deixamos uma lição de casa clara do que precisa ser decidido até lá. Fazemos reuniões semanais de ~30min pra conseguir tomar as decisões.
  • Proposta sobre autonomia das decisões considerando as ETs (corsinha):
    • ETs discutem internamente questões dentro do seu escopo
    • ETs trazem de maneira expositiva suas discussões em reuniões gerais (isso o grupo a ter um tldr)
    • Coisas são decididas entre todos (mesmo que alguns tenham acesso parcial às discussões). A reunião geral também serve como ponto de questionamento por pessoas de fora do ET.
    • Mas nem tudo precisa entrar nesse consenso geral, precisamos definir com mais especificidade na hora de dividir as ETs

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QUESTÃO DE ORDEM (Maki): META PROPOSTA DE COMO CONDUZIR ESSA REUNIÃO EM ESPECÍFICO

(inspirado em assembleia deliberativa)

1. ~nos perdemos em como funciona uma assembleia porque ninguém lembra direito~

Consenso:

1. Quebrar em cada questão (ex: onde tomar decisões)
2. Elencar as diferentes propostas de solução por questão (ex: só tomar decisões em reuniões)
3. Votar na proposta vencedora questão por questão

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(cont...) Como vamos decidir as coisas dentro desse projeto?

Questões a serem definidas:

1. Qual modelo as próximas reuniões seguirão?
2. Como é definida a decisão numa votação do grupo geral onde não há consenso?
3. Como as pautas das reuniões são definidas?
4. Onde ocorrem as discussões e as decisões do grupo (geral)? (texto x reunião, etc)
5. Qual o nível de autonomia dos ETs menores?

1. Qual modelo as próximas reuniões seguirão?

   • Todo tópico é um de dois tipos: aprovação de proposta pronta ou deliberação de proposta nova
     • Aprovação de proposta pronta: os responsáveis da proposta trazem e explicam ela, e os participantes da reunião questionam e depois aprovam ou rejeitam a proposta
     • Deliberação de proposta:
       • Rodada de propostas
       • Rodada de questionamentos e aprovações
       • Consolidação
   • As reuniões seguem esse modelo até o grupo específico de reorganização de reuniões definir um modelo melhor 
   • IMPORTANTE: quando mudar a pauta ou mudar a questão que está sendo discutida, deixar bem claro pelo chat de voz e pelo chat de texto + se possível tentar colocar sempre no final

2. Como é definida a decisão numa votação do grupo geral onde não há consenso?

   • Se é deliberativo (não tem um grupo que trouxe a proposta, propostas vieram dos indivíduos em tempo de reunião) > Precisa de 2/3 dos votos das pessoas presentes
   • Reuniões só podem tomar decisões se tiver um quórum mínimo de 1/2 do grupo arredondado pra cima

   • Ficou pra ser decidido depois do item 5 e da divisão dos subgrupos: como fazer quando as propostas vierem dos sub-grupos em vez do grupo geral

Restante da discussão foi adiada pra um próximo encontro

Reunião 13/04/2025

Participantes:

• Chico
• Corsinha
• Klinsmann
• Debs
• Wil

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Abertura: recapitulação e definir a pauta de hoje

Pauta da reunião

• 1. Como vamos decidir as coisas dentro desse projeto?
  • 1a. Como as pautas das reuniões são definidas?
  • 1b. Onde e como ocorrem as discussões e as decisões do grupo geral?
• 2. Como vamos decidir os objetivos gerais do UGD de forma representativa?
  • 2a. O que significa definir objetivos do UGD, na prática (metodologia que usaremos)? Como podemos tocar o processo de forma representativa?
  • 2b. Quem vai executar essa etapa de definição dos objetivos?
  • 2c. Precisamos esperar ter essa definição antes de continuar o restante do projeto?